A.Mengenal Microsoft Access.
Microsoft Access adalah sebuah program aplikasi untuk mengolah database (Basis Data) model relasional karena terdiri dari lajur kolom dan baris. Selain itu Microsoft Access merupakan aplikasi program yang sangat mudah dan fleksibel dalam pembuatan dan dan perancangan system menajeman database. Microsoft Access ini digunakan untuk pembuatan aplikasi-aplikasi yang kecil. Misalnya Program untuk Kasir di koperasi, penjualan untuk toko.
Fungsi Microsoft Access ini antara lain untuk membuat aplikasi program persediaan barang, membuat aplikasi program gaji karyawan, untuk membuat program kehadiran, untuk pembuatan program penjualan dan pembelian, untuk membuat program administrasi pendidikan dan lain-lain.
Pemakaian Microsoft Access ini sangat mudah dan dapat dibuat dengan model sesuai dengan keinginan anda. Baik tampilan awal, form, query, report, dan animasi dapat disesuaikan dengan kehendak masing-masing.
Mengenal Struktur Database
Dalam pembuatan bentuk table pada Microsoft Access sama seperti pembuatan table pada Microsoft Excel, yaitu terdiri dari kolom dan baris.
Adapun nama lajur kolom dan baris adalah :
NIS
Nama
Kelas
Nilai
4605
Damba
1-8
8
Record 4606
Izzat
1-8
7
4607
Dibba
1-8
8
4608
Syauqi
1-8
9
Field : struktur data yang merupakan bagian dari kolom
Record : struktur data yang emrupakan bagian dari baris.
Memulai Microsoft Access
a. Klik start button
b. Klik program
c. Klik Microsoft Access
d. Dilayar monitor akan muncul tampilan sebagai berikut :
Cobalah anda perhatikan pada bagian kanan layar Microsoft Access pada tampilan pertama kali.
Blank database
Digunakan untuk membuat data base baru yg masih kosong dan anda dapat menambahkan Obyek tabel, query, Form, Report, dan Obyel lainnya
Blank Data Access Page
Dipakai untuk membuat data base baru yang diberikan oleh MS Access secara bertahap
Project (existing Data)
Diapaki untuk membuat data base baru berdasarkan tuntunan yang diberikan oleh microsoft access
Project (New Data)
Dipakai untuk membuka file database yang telah dibuat sebelumnya
B. Membuat File Database Baru dan Tabel.
Agar lebih mudah memahami membuat file database baru dan tabelnya, ikutilah alur dalam pembuatan file database baru beserta pembuatan tabel sebagai sebagai berikut :
No.
Aksi
Tampilan Gambar
1.
Tampilan Microsoft Access pertama kali.
2.
Klik Blank Database, muncul kotak dialog, File New Database.
- Tentukan folder tempat penyimpanan, misalnya di folder My Document.
- Tentukan nama filenya, misalnya lat-1.
- Klik Create.
3.
Tampilan Microsoft Access lat-1.
Cermatilah tampilan ini :
Nama file database
Menu obyek database
Area database
No
Aksi
Tampilan Gambar
4.
Sebelum dilanjutkan pahamilah terlebih dahulu menu obyek database.
1. Tabel : kumpulan struktur untuk menentukan nama field-field dan rancangan pada tabel.
2. Queries : Untuk membuat relasi atau penggabungan beberapa tabel.
3. Forms : membuat rancangan tampilan untuk input data.
4. Report : membuat laporan.
5. Macros : untuk melakukan berbagai macam fungsi.
6. Pages : untuk merancang tampilan data acces pada halaman web.
7. Modules : untuk rancangan modul pengolahan database yang dibuat dengan menggunakan kode pada visual basic for applications.
5.
Pembuatan tabel.
Sebelum anda membuat tabel pada file database lat-1, anda harus menyiapkan data terlebih dahulu. Buatlah data disebelah kanan ini dalam tabel dan simpanlah dengan nama tbl_daf_sis.
Data Siswa Kelas 1-8.
No.
Nis
Nama
Alamat
1
6511
Damba
Karanganyar
2
6512
Izzat
Surabaya
3
6513
Aziz
Jakarta
4
6514
Gibran
Medan
5
6515
Djadma
Bali
6
6516
Murniati
Malang
6.
Untuk membuat tabel “tbl_daf_sis” adalah :
a. Klik Table
b. Klik Create table in Design view.
c. Klik New.
No.
Aksi
Tampilan Gambar
7.
Muncul dilayar tampilan :
a. Klik Design View
b. Klik OK
8.
Muncul tampilan di layar :
9.
Masukkan field :
- No.
- Nis
- Nama
- Alamat
Field Nis jadikan sebagai Primary key (kunci utama, yang dijadikan dasar pembacaan tabel). Caranya klik kanan pada Nis pilih Primary key. Atau dari menubar klik Edit – Klik Primary Key.
No
Aksi
Tampilan Gambar
Perbesar gambar.
Tambahkan field Data Type, dan Descriptions sebagai sebagai berikut :
10.
Simpanlah dengan nama tabel :
“tbl_daf_sis”, dengan cara Klik File – Save.
- Ketik tbl_daf_sis
- Klik OK
11.
Isikan data siswa dengan cara :
a. klik View.
b. Klik Datasheet View
12.
Masukkan data :
13.
Simpan ulang
Tekan Ctrl + S
Atau dari menubar Klik File lalu klik Save.
No
Aksi
Tampilan Gambar
14.
Tutuplah tbl_daf_sis.
Caranya :
a. Menubar Klik File
b. Klik Close.
15.
Kembali kepada tampilan awal.
Lihatlah tbl_daf_sis telah tersimpan.
Anda telah berhasil membuat file database Lat-1 dan tbl_daf_sis
Latihan 1.
Buatlah file database dengan nama “toko”
Buatlah tabel dengan kreteria sebagai berikut :
Kreteria.
Field Name
Data Type
Descriptions
Kd_bar *
Text
Kode Barang
Na_bar
Text
Nama Barang
Satuan
Text
Satuan Barang
Harga
Number
Harga Barang.
Keterangan :
* Kd_bar adalah Primary Key
Isi tabel.
Kd_bar
Na_bar
Satuan
Harga
B001
Buku Tulis
Jilid
5000
B002
Penggaris
Buah
1000
B003
Bolpoin
Buah
2500
B004
Tipe-x
Buah
2500
B005
Penghapus
Buah
500
B006
Pensil
Buah
1500
B007
Kertas HVS
Rim
30000
Simpanlah tabel tersebut diatas dengan nama tabel “tbl_barang”.
Buatlah tabel dengan nama “tbl_karyawan”, kreterianya adalah sebagai berikut :
Kreteria :
Field Name
Data Type
Descriptions
Kode_Kar *
Text
Kode Karyawan
Na_kar
Text
Nama Karyawan
Bagian
Text
Bagian Karyawan
Keterangan :
* Kode_kar adalah Primary Key.
Isi tabel “tbl_karyawan”
Buatlah tabel dengan nama “penjualan”, kreterianya adalah sebagai berikut :
Kreteria :
Field Name
Data Type
Descriptions
Nota *
Text
Nomor Nota
Tgl_Nota
Text
Tanggal Nota
Kode_kar
Text
Kode Karyawan
Keterangan
* Nota adalah primary key.
Isi tabel “penjualan”
Buatlah tabel dengan nama “tbl_rinci_pjl” (rincian penjualan), kreterianya sebagai berikut:
Kreteria :
Field Name
Data Type
Descriptions
Nota *
Text
Nomor Nota
Kd_bar
Text
Kode Barang
Na_bar
Text
Nama Barang
Satuan
Text
Satuan Barang
Harga
Number
Harga Barang.
Kuantitas
Number
Kuantitas Barang
Tgl_Nota
Date/time
Tanggal penjualan Nota
Keterangan :
Nota primary key.
Isi tabel “tbl_rinci_pjl” adalah :
Nota
Kd_bar
Na_bar
Satuan
Harga
Jumlah
Tgl_Nota
N001
B001
Buku Tulis
Jilid
5000
20
02/08/2004
N002
B004
Tipe-X
Buah
2500
150
03/08/2004
N003
B005
Penghapus
Buah
500
200
05/08/2004
N004
B001
Buku Tulis
Jilid
5000
40
10/08/2004
N005
B005
Penghapus
Buah
500
500
11/08/2004
N006
B006
Pensil
Buah
1500
29
15/08/2004
N007
B007
Kertas HVS
Rim
30000
20
20/08/2004
C. Query
Query pada dasarnya hampir sama dengan filter pada MS Excel, yaitu permintaan data. Maksudnya adalah jika anda menghendaki siapa saja yang mendapat nilai 8 saja, dalam sebuah tabel daftar nilai. Anda menghendaki atau meminta data siapa saja yang lulus dalam sebuah tabel kelulusan. Anda menghendaki nota siapa saja yang dikeluarkan pada tanggal 15 Agustus 2004 pada tabel penjulan, dan lain lain.
Apabila permintaan tersebut hanya satu tabel saja, maka tidak dibutuhkan hubungan antar tabel, akan tetapi jika anda meminta data dari dua tabel dengan spesifikasi tertentu maka dibutuhkan hubungan antar tabel (relationships).
Selain permintaan data atas satu tabel dan atas dua tabel, query dapat juga digunakan untuk perhitungan (penggunaan rumus matematika seperti halnya pada MS Excel).
Langkah-Langkah membuat Query. Pembuatan query ini didasarkan pada latihan 1 di atas.
No.
Aksi
Tampilan Gambar
1
Pada jendela database :
Klik Query
Klik dua kali :
Create Query in Design View
2
Muncul tampilan :
Pilih salah satu tabel misalnya :
Tbl_rinci_pjl
Klik Add
Klik Close
No
Aksi
Tampilan Gambar
3
Tampil di layar :
4
Semisal anda ingin menampilkan Nama barang dengan kode barang Nota dengan nomor N001. Langkahnya :
Klik Field
Klik Nota
Klik Field
Klik Kd_bar
Klik field
Klik Na_bar
Dst sampai seluruh isi field ditampilkan.
5
Tampak dilayar :
Ketikkan N001 di criteria
Klik Run ( ! ) untuk mengetahui hasilnya.
No
Aksi
Tampilan Gambar
6.
Hasil Query.
Permintaan data dengan kode barang B001.
7
Simpan Query tersebut dengan nama q-1
Klik File
Klik Save
Ketik q_1
Klik Ok
Memberikan formula pada query.
Apabila anda telah berhasil membuat tabel rinci penjualan (tbl_rinci_pjl) pada latihan 1, maka akan anda dapatkan tabel sebagai berikut :
Anda akan meminta data dari tabel di atas yaitu Kode Barang B005, berapa jumlah totalnya. Jumlah total ini didapat dari perkalian Harga x Jumlah.
Pada tabel “tbl_rinci_pjl” kode barang B005 yaitu :
N003 B005 Penghapus Buah 500 200
N005 B005 Penghapus Buah 500 500
Kalau anda hitung total penjualannya adalah
500 x 200 = 100000
500 x 500 = 250000
Anda dapat meminta data dengan query dengan langkah sebagai berikut :
a. Ikuti seperti langkah pembuatan query diatas langkah 1 sampai dengan langkah 4.
Isikan kreteria B005
Ketik Total:[harga]*[Jumlah]
b. Pada kolom terakhir ketikkan total:[harga]*[jumlah]
c. klik Run ( ! ) atau klik Query klik Run.
d. Hasilnya tampak dilayar sebagai berikut :
Permintaan data berasal dari 2 tabel.
Masih menggunakan latihan 1.
Anda diminta untuk menampilkan data “nota N003 itu hasil penjulan dari siapa ?” dan “berapa jumlahnya ?”
Untuk menjawab pertanyaan tersebut diatas anda harus menampilkan query dari 2 atau lebih tabel. Ikutilah langkah berikut ini.
No.
Aksi
Tampilan Gambar
1
Pada jendela database :
Klik Query
Klik dua kali :
Create Query in Design View
No
Aksi
Tampilan Gambar
2
Muncul tampilan :
Tbl_rinci_pjl
Klik Add
Klik Penjualan
Klik Add
Klik tbl_karyawan
Klik Add
Klik Close
3
Tampil dilayar.
Isikan permintaan data yang anda inginkan. Lihatlah digambar sebelah.
Nota (ketik kreteria N003)
Kd_bar
Satuan
Harga
Jumlah
Kode_kar
Na_kar
Total
4
Klik Query – Run,
Hasilnya :
Latihan 2.
Berdasarkan Latihan 1 (database toko)
Buatlah Query dan simpan dengan nama “q_rinci_pjl” yang mencerminkan
1. Kd_bar
2. Na_bar
3. Satuan
4. Harga
5. Jumlah
6. Total
D. Merancang / Mendesign Form
Form digunakan untuk merepresentasikan ke user atau menerima inputan dari user data-data dalam tabel/query dalam bentuk interface grid, tombol, dan lain-lain kontrol windows. Mendesaign form adalah membuat rancangan berupa formulir untuk input data agar tampilan form lebih menarik, mudah diperbaiki, dapat menampilkan data dari record pertama sampai dengan record terakhir serta dapat menambahkan tombol fungsi dan image.
1. Mendesain Input Data Barang.
Masih berdasar pada latihan 1 (database took).
Langkah mendesain input data barang adalah sebagai berikut :
No.
Aksi
Tampilan Gambar
1
Pada jendela database :
Klik Form
Klik
Create Form in Design View
Klik New
2
Muncul tampilan : New Form
Klik AutoForm: Columnar
Klik drop Arrow pilih
tbl_barang
Klik OK
(tombol OK terhalang tampilan)
3
Tampak dilayar.
Pada dasarnya anda dapat menambahkan data inputan barang dengan form tersebut. Akan tetapi akan lebih menarik apabila anda dapat menam-bahkan tombol-tombol khusus dan gambar pada form.
Klik Design
No
Aksi
Tampilan Gambar
4
Klik Design, mode tampilan akan berubah menjadi Mode Design
Sebelum anda melanjutkan design form, perhatikan tool box yang menjadi alat untuk mendesain form tersebut.
Control Wizard
Text Box
Toogle Button
Check Box
List Box
Image
Bound Object Frame
Tab Control
Line
More Control
Seleksi obyek.
Label
Options Group
Options Button
Combo Box
Command Button
Unbound Object frame
Page Break
Subform/subreport
Retangle
5
Mendesain tombol untuk menambah data barang.
Klik Command Button
Drag dan buat retangle di tempat kosong .
No.
Aksi
Tampilan Gambar
Tampak tampilan : Command button di tempat kosong.
Lepaskan Mouse hingga muncul tampilan pada langkah ke 6.
6
Muncul tampilan : Command Button Wizard.
Klik Record Opeations
Klik Add New Record
Klik Next
7
Muncul tampilan
Hapus dan ketik Tambah
Klik Next
8
Muncul tampilan
Ketik cmd_tambah
Klik Finish
No
Aksi
Tampak Gambar
9.
Hasilnya tampak dilayar.
10
Tambahkan command button untuk :
Simpan
Hapus
Selesai
Sehingga hasilnya akan tampak seperti tampilan berikut :
Klik View untuk melihat hasil akhirnya.
11
Hasil Akhir
EVALUASI XIII
Berdasarkan Latihan 1 (database took). Buatlah form untuk :
1. Tabel “Penjualan”
2. Tabel “tbl_karyawan”
3. Tabel “tbl_rinci_pjl”
4. q_rinci_pjl
Melakukan delete data
dengan menggunakan utilitas aplikasi
Sebelum melakukan delete data dengan menggunakan utilitas aplikasi, ada baiknya anda mempelajari dahulu bab ke 13, yaitu Memindahkan isi sebuah file menjadi data aplikasi dengan menggunakan utilitas aplikasi. Setelah mempelajari bab ke 13 tersebut anda baru dapat menerapkan materi ini.
Menghapus Data dengan Menggunakan Microsoft Access.
A. Menghapus Field
Microsoft Access terdiri dari field dan record. Untuk menghapus field anda harus membuka dahulu database, dan membuka tabel. Lakukan langkah berikut ini untuk membuka file database.
1. Klik Start Button
2. Klik Program
3. Klik Microsoft Access
4. Tampak dilayar :
5. Klik salah satu file database yang akan anda hapus fieldnya, misalnya lat-1
6. Tampak dilayar :
7. Klik ganda tbl_daf_sis
8. Tampak dilayar :
9. Blokir (seleksi) field, klik Edit klik Delete Column.
10. Klik Yes
11. Hasilnya field Nis terhapus
B. Delete Record
Langkah untuk menghapus record adalah :
1. Seleksi record
2. Klik Edit
3. Klik Delete
4. Klik Yes
C. Menghapus Tabel.
Langkah menghapus tabel adalah :
1. Pada menu database klik tabel
2. Klik tbl_daf_sis
3. Klik tombol Del pada keyboard
4. Klik Yes
Bagi yang terbiasa menggunakan Microsoft Office 2003, mungkin akan sedikit kesulitan ketika menggunakan Office 2007, atau lebih lagi ketika menggunakan Microsoft Office 2010. Ada banyak perubahan yang dilakukan Microsoft sebagai pengembang aplikasi Office yang dimaksudkan agar setiap penggunanya dapat memanfaatkan fitur-fitur baru dan beberapa fitur lama yang lebih disempurnakan.
